6 Hal yang Menyebabkan Rapat Tidak Efektif – Meeting atau rapat merupakan pertemuan dua orang atau lebih untuk membicarakan sesuatu.
Rapat sudah jadi budaya di dunia bisnis sebagai sarana untuk berkoordinasi membahas kepentingan proyek maupun agenda lainnya.
Melalui rapat, semua pihak yang berkepentingan bisa saling bertatap muka dan bertukar pikiran. Rapat mendukung pekerjaan jadi lebih produktif karena semua orang berhadapan langsung untuk mencapai suatu kesepakatan bersama.
Baca Juga: 3 Hal Penting Agar Anda Bisa Sukses dan Bahagia
Rapat biasanya dilakukan secara terjadwal dan bisa juga mendadak. Namun, tidak semua rapat tersebut akhirnya menghasilkan kesepakatan penting. Terkadang, rapat yang digelar malah tidak efektif dan membuang-buang waktu saja.
Nah, pernahkah Anda merasa bahwa kegiatan rapat yang Anda lakukan ternyata tidak efektif dan efisien? Anda membahas hal yang sama berulang kali dan tidak ada keputusan yang diambil, padahal Anda sudah menghabiskan waktu berjam-jam.
Baca Juga: 5 Kebiasaan Buruk Pengusaha Dalam Mengelola Uang
Jika Anda pernah mengalaminya, maka berarti ada yang salah dengan rapat Anda. Sebagai atasan, tentu Anda harus mengevalusi rapat bisnis Anda untuk kebaikan bersama dan kemajuan perusahaan.
Berikut hal-hal yang membuat suatu rapat di kantor menjadi tidak efektif.
6 Hal yang Menyebabkan Rapat Tidak Efektif di Kantor
1Tidak Memperhitungkan Waktu
Rapat selama satu jam bukan berarti Anda menghabiskan waktu sejam saja. Anda harus memperhitungkan waktu tersebut dengan melihat jumlah orang yang hadir dalam rapat.
Baca Juga: Bisnis Lebih Terarah, Setiap Pengusaha Harus Selalu Memperhatikan 4 Hal Ini
Jika ada 10 orang yang hadir, maka berarti ada akumulasi waktu 10 jam yang telah terpakai untuk rapat.
Untuk itu, manfaatkan setiap menit waktu yang ada ketika rapat. Jangan ada yang telat, jangan ada yang membicarakan hal lain diluar konteks, dan jangan ada yang sibuk sendiri. Namun fokuslah membahas agenda rapat hingga waktu rapat berakhir.
2Agenda Rapat Tidak Terperinci
Anda perlu membuat agenda rapat secara terperinci sebelum rapat dimulai. Beritahukan kepada setiap peserta rapat tentang poin-poin penting yang akan dibahas. Ini akan membantu setiap orang untuk mempersiapkan diri dan berpartisipasi.
Baca Juga: Pastikan Hal Ini Ada Pada Website Bisnis Online Anda
Jika tidak ada agenda yang jelas, rapat seperti tanpa arah dan topik pembahasan melebar ke mana-mana. Waktu rapat menjadi lebih panjang dan mungkin dilanjutkan di pertemuan selanjutnya.
3Mengundang Orang yang Tidak Dibutuhkan
Rapat bertujuan untuk memecahkan masalah dan mengambil keputusan yang tepat secara bersama-sama. Terkadang, demi kebersamaan dan agar ruangan terlihat penuh, Anda mengajak banyak orang di kantor untuk ikut rapat.
Baca Juga: 3 Cara Meningkatkan Follower Instagram Bisnis yang Efektif
Padahal orang tersebut tidak perlu berada di sana. Dia bisa melakukan aktivitas lain yang jadi tanggung jawab utamanya.
Waktunya tidak terbuang dan pekerjaannya tidak terganggu. Untuk itu, pastikan semua orang yang hadir dalam rapat adalah orang yang dibutuhkan kontribusinya.
4Peserta Rapat Pasif
Semua peserta rapat seharusnya fokus dan aktif berkontribusi. Namun, tak jarang ada saja yang melamun, memikirkan hal lain, bermain ponsel, dan hanya diam saja sepanjang rapat berlangsung.
Baca Juga: 10 Fakta Menarik Jack Ma Dari Kecil Hingga Sukses Membangun Bisnis Alibaba
Sikap pasif tersebut harus dihindari karena Anda hanya menghabiskan waktu Anda sendiri dan juga perusahaan.
5Tidak Berpikiran Terbuka
Masalah yang sulit pasti ada jalan keluarnya. Anda harus berpikiran terbuka terhadap ide-ide baru. Ini akan membantu Anda memecahkan masalah secara tepat, karena pikiran Anda tidak terkurung dalam satu sudut pandang saja.
Baca Juga: 5 Hal yang Anda Wajib Tahu Dalam Mengembangkan Bisnis Online
Untuk itu, Anda harus membiasakan diri menerima pandangan berbeda dan jangan membatasi kreativitas berpikir setiap orang.
6Tidak Semua Hal Harus Dirapatkan
Tidak semua hal harus dibahas dalam pertemuan formal. Anda bisa menggunakan cara lain untuk saling berkomunikasi. Seperti melalui email atau grup WhatsApp. Ini akan menghemat waktu berharga Anda.
Baca Juga: Etika Berkomunikasi Dalam Menulis Email Bisnis
Contohnya, jika Anda hanya ingin melaporkan progres suatu tugas, tidak perlu ada rapat untuk mempresentasikannya. Melaporkannya melalui email juga sudah cukup. Jadi, pikirkan secara kritis hal apa saja yang perlu dirapatkan.
