Tips Mengirim Email Bisnis yang Baik dan Benar – Berkomunikasi dengan rekan bisnis melalui email sudah menjadi bagian dari pekerjaan sehari-hari.
Ketika mengirimkan email bisnis, Anda akan membawa nama baik perusahaan Anda. Sehingga Anda tidak bisa menggunakannya sesuka hati seperti Anda menggunakan email pribadi untuk kepentingan pribadi Anda.
Baca Juga : Manfaatkan Teknologi Mobile, Berikut Tips Meningkatkan Penjualan via Mobile
Pada email bisnis, salah ketik sedikit saja bisa berdampak yang tidak baik bagi perusahaan. Guna menghindari kesalahpahaman dan pesan dapat tersampaikan dengan jelas, Anda harus memperhatikan baik-baik konten email dan cara Anda mengirimkannya kepada rekan bisnis.
Berikut simak tips mengirim email bisnis yang baik dan benar.
6 Tips Mengirim Email Bisnis yang Baik dan Benar
1Tulis Subjek dengan Jelas
Jumlah email seseorang bisa mencapai ratusan bahkan ribuan. Tidak semua email yang masuk akan langsung dibaca.
Baca Juga: 5 Langkah Paling Mudah Membuat Bisnis Online Anda Menjadi Terkenal
Untuk itu, email perlu subjek/judul yang jelas sehingga kemungkinan besar email Anda dapat segera dibaca oleh penerima pesan.
Anda sebagai pengirim email harus memperhatikan hal ini. Seperti dalam mengirim proposal kerja sama, sebaiknya tulis jenis kerja sama yang dimaksud pada subjek email.
Contoh, ”Proposal Kerja Sama Pemasangan Iklan”. Dengan demikian, rekan bisnis Anda bisa langsung tahu bentuk kerja sama yang dimaksud dan ingin membaca isi email secara keseluruhan.
2Tata Bahasa Formal
Gunakan tata bahasa formal yang sudah menjadi standar khusus dalam dunia bisnis. Baik itu saat Anda menggunakan bahasa Indonesia maupun bahasa Inggris, Anda sebaiknya menggunakan aturan bahasa yang baku. Sekalipun Anda mengirimkannya kepada rekan bisnis yang sudah Anda kenal lama.
Baca Juga: 7 Cara Memasarkan Bisnis Anda Tanpa Perlu Modal Besar
Perhatikan tanda baca yang tepat, ejaan yang benar, dan susunan kalimat yang baik dengan gaya bahasa yang sopan.
Komunikasi bisnis yang terjalin akan jadi jauh lebih profesional dan terhindar dari kesalahpahaman.
3Body Email Harus Ada
Meskipun Anda hanya ingin mengirimkan suatu file terlampir, Anda tetap harus menuliskan sesuatu di body email. Email tanpa kata-kata pembuka terlihat kurang beretika. Email Anda bisa diabaikan begitu saja.
Baca Juga: Tingkatkan Eksposur, Ini 4 Stategi Media Sosial yang Harus Diketahui Pengusaha
Untuk itu, dalam body email, Anda bisa menuliskan salam pembuka seperti “Kepada Yth. Bapak/Ibu XXX”.
Kemudian lanjutkan dengan mengenalkan diri dan maksud dari email Anda dalam beberapa paragraf singkat dan jelas. Setelah itu, akhiri dengan salam penutup yang baik.
4File Terlampir
Pada saat menulis di body email, jelaskan file apa saja yang terlampir pada email Anda. Ini akan memudahkan rekan bisnis Anda saat mengecek apakah semua file tersebut sudah terkirim.
5Koreksi Email
Sebelum Anda mengirimkan email Anda, koreksi kembali isi email Anda. Mulai dari subjek, alamat email penerima, body email, tata bahasa, hingga file yang terlampir.
Baca Juga: Etika Berkomunikasi Dalam Menulis Email Bisnis
Pastikan email Anda sudah layak untuk dikirim sehingga dapat memberi kesan yang baik bagi rekan bisnis Anda yang membacanya.
6Buat Signature Email
Signature email adalah catatan kecil di bagian akhir email yang berisi data diri Anda seperti nama Anda, nama perusahaan, jabatan Anda, alamat kantor, nomor telepon, dan lain-lain.
Anda perlu membuat signature email agar penerima pesan dapat mengetahui dengan jelas siapa Anda dan bagaimana cara mudah menghubungi Anda kembali. Email pun jadi terlihat profesional.
