Agar Rapat Berjalan Efisien, Ikuti 7 Tips Berikut Ini – Meeting atau rapat biasanya diadakan untuk menyampaikan informasi penting, menyamakan persepsi, menyelesaikan masalah, membahas suatu proyek, dan sebagainya.
Rapat memang penting. Namun, terlalu banyak rapat juga bisa mengurangi produktivitas. Apalagi jika rapat yang berlangsung tidak efisien dan hanya membuang-buang waktu saja.
Baca Juga: 8 Sikap Negatif Pemimpin yang Harus Dihindari di Tempat Kerja
Maka dari itu, supaya rapat dapat membawa hasil yang baik, sebagai pemimpin Anda harus mengatur kegiatan rapat dengan cermat. Nah, berikut tips yang perlu Anda perhatikan.
Baca Juga: 6 Hal yang Membuat Rapat Tidak Efektif
7 Tips Jitu Agar Rapat Berjalan Efisien
1Materi Rapat Harus Fokus
Hindari membahas sejumlah hal dalam sekali rapat. Sebaiknya, satu topik untuk sekali rapat. Sementara untuk topik berikutnya bisa diadakan pada rapat berikutnya.
Sehingga semua peserta rapat bisa lebih fokus dalam menyelesaikan permasalahan. Rapat juga tidak akan berlangsung berlarut-larut dan membuat waktu kerja terkuras hanya untuk rapat.
Baca Juga: 6 Cara Memaksimalkan Waktu Kerja di Kantor
2Batasi Jumlah Peserta Rapat
Pastikan Anda hanya mengundang orang-orang yang memang penting untuk hadir saat rapat. Sebab semakin sedikit peserta rapat, maka akan semakin efisien dan mudah diatur.
Misalnya, satu divisi cukup diwakilkan oleh satu atau dua orang saja. Tidak perlu semua karyawan di divisi yang sama untuk hadir karena akan mengurangi produktivitas kerja.
Baca Juga: 7 Cara Menjalin Relasi dengan Orang Lain di Lingkungan Bisnis
3Kirim Reminder Sebelum Rapat
Jangan hanya mengirim undangan rapat. Namun, Anda juga perlu mengirim reminder untuk mengingatkan kembali bahwa akan ada rapat yang sudah dijadwalkan dan wajib dihadiri.
Anda bisa mengirim reminder satu hari sebelum rapat berlangsung. Ingatkan kembali waktu rapat, tempat rapat, materi rapat, dan semua hal yang perlu dibawa peserta rapat.
Sehingga semua peserta rapat dapat melakukan persiapan dengan baik dan diingatkan untuk hadir sesuai dengan yang tertera pada undangan rapat.
Baca Juga: 10 Cara Agar Percaya Diri Saat Presentasi di Depan Banyak Orang
4Siapkan Segala Hal Pendukung Rapat
Pastikan Anda telah menyiapkan segala hal pendukung rapat. Mulai dari slide presentasi, pulpen dan buku catatan, hingga laptop yang terkoneksi dengan proyektor.
Misalnya, ada rapat jam 10 pagi. Maka sebelum jam 10 pagi, semua hal tersebut sudah siap. Sehingga rapat dapat berjalan tepat waktu dan juga lancar.
Baca Juga: 5 Tips Agar Anda Tak Kehabisan Ide untuk Kembangkan Bisnis
5Tidak Perlu Sediakan Makanan
Hindari menyediakan makanan pada saat rapat karena akan mengganggu fokus peserta rapat. Kecuali rapat berlangsung dengan orang-orang penting yang perlu dijamu kehadirannya.
Jika dirasa perlu, atur waktu khusus untuk menikmati makanan sebelum rapat dimulai. Sehingga pada saat jam rapat, semua orang akan fokus dengan melakukan diskusi.
6Jangan Menggunakan Smartphone
Anda akan mudah kehilangan konsentrasi saat ada notifikasi media sosial atau email yang masuk. Untuk itu, hindari menggunakan smartphone agar Anda fokus dan rapat berjalan efisien.
Jika ada yang perlu dicatat, bawalah buku catatan sehingga Anda tak perlu mencatatnya menggunakan smartphone. Untuk itu, simpanlah smartphone di saku atau di tas Anda saat rapat.
Baca Juga: Seorang Pengusaha Harus Punya 3 Skill Ini
7Tidak Semua Hal Harus Dirapatkan
Dalam banyak kasus, tidak semua urusan harus dibahas dalam rapat. Jika Anda hanya ingin mengetahui progres suatu proyek selama seminggu, Anda bisa mengirim email saja.
Terkadang, rapat secara online itu sudah cukup. Sehingga Anda tidak harus membuang waktu untuk suatu rapat yang memakan waktu dan tak berguna.
Maka dari itu, sebagai pemimpin Anda harus bisa mengatur rapat yang lebih efektif dan efisien. Pastikan Anda mengadakan rapat untuk urusan yang benar-benar penting dibahas secara tatap muka.
Baca Juga: Sikap-sikap Baik yang Perlu Dimiliki Seorang Pemimpin
Nah, itulah tips agar rapat berjalan efisien. Tips yang sangat penting dipahami oleh Anda sebagai pemimpin bisnis yang kerap mengadakan rapat dengan bawahan maupun klien.
Ingat, tidak ada yang suka membuang-buang waktu untuk rapat yang tidak penting. Maka dari itu, buatlah semua rapat Anda menjadi efisien demi kepentingan bersama.
